Organizzare il lavoro e delegare
Distribuire attività e decisioni, chiarire l’autonomia e verificare il lavoro: la Guida operativa 07 per le micro e piccole imprese
In molte piccole imprese il lavoro si ferma davanti alla stessa porta. Il materiale è in magazzino ma nessuno sa se è quello giusto, il cliente chiede di spostare l’intervento e bisogna sentire il titolare, la macchina è libera ma non si sa quale commessa caricare. Il titolare risponde a tutti e lavora la sera per recuperare; intanto alcune persone sono sovraccariche e altre aspettano.
La Guida operativa 07 di Confartigianato Imprese Varese, «Organizzare il lavoro e delegare», parte da questa situazione e la scompone in decisioni concrete. È scritta per il titolare e per chi coordina il lavoro in una micro o piccola impresa fino a circa venti persone, dall’impresa di installazione che lavora in cantiere all’officina che produce su commessa. Il primo risultato è una responsabilità affidata a un collaboratore con risultato, limiti, risorse e verifiche scritte.
1. Prima di delegare, contare le richieste
Il primo strumento è un registro di due settimane: ogni richiesta che arriva al titolare, chi la fa, su quale attività e se il lavoro si è fermato in attesa della risposta. Alla fine le richieste si dividono in quattro tipi: informazioni che esistono già ma non si trovano, decisioni che un collaboratore potrebbe prendere entro limiti chiari, decisioni che spettano al titolare, problemi che oggi solo il titolare sa risolvere.
Ogni tipo porta a un intervento diverso, e soltanto uno porta a una delega. Nel caso dell’impresa di installazione seguito nella guida, 31 delle 86 richieste arrivate in dieci giorni riguardano informazioni già esistenti: il programma della settimana, le distinte dei materiali, l’orario concordato con il cliente. Si risolvono rendendole disponibili, senza delegare nulla. Nelle imprese con capi intermedi il registro lo tengono anche loro, e spesso le attese più lunghe nascono nel passaggio da un’area all’altra.
2 Chi ha davvero il tempo per una nuova responsabilità
Una delega aggiunge lavoro a chi la riceve. La guida distingue le ore lavorate dal carico ancora da svolgere e tiene separate le ore di attesa, che non sono tempo libero: possono essere frammentate o cadere dove la nuova attività non si può svolgere. La persona più esperta è spesso anche la più carica, e affidarle una responsabilità in più peggiora la situazione che si voleva correggere.
Per questo la delega trova posto soltanto in ore riservate nel programma della settimana successiva. Nel caso dell’installatore che riceve la responsabilità del materiale per i cantieri, il programma somma 32 ore di lavoro ordinario, 6 di delega e 2 per le urgenze prevedibili: 40 ore, quante ne ha a disposizione.
3 Che cosa contiene una delega
La scheda di delega sta in una pagina e si scrive insieme a chi riceve la responsabilità: risultato atteso, decisioni consentite e limiti, decisioni che restano al titolare, risorse e ore riservate, informazioni da ricevere e da chi, che cosa il titolare smette di fare, quando chiedere aiuto, quando verificare. La voce più facile da dimenticare è che cosa il titolare smette di fare: se continua a ricontrollare ogni scelta, il collaboratore lavora due volte e il titolare non libera tempo.
La guida indica anche le norme che entrano in gioco quando una responsabilità tocca la sicurezza, le mansioni o l’orario. Distingue la delega organizzativa, di cui si occupa, dalla delega di funzioni in materia di sicurezza, che ha forma e requisiti propri.
4 Verificare senza riprendersi il lavoro
Le verifiche si fanno in momenti fissati, prima ogni settimana e poi più di rado, e guardano risultato, richieste di aiuto, attese, errori e tempo del titolare. Un errore si legge in un ordine preciso: prima informazioni, limiti, tempo e risorse, poi le competenze. Alla fine della prova la delega si allarga, si mantiene o si ritira, e la scelta si scrive.
Quando ci sono capi intermedi la delega passa per due livelli. Un capo non concede ai collaboratori più di quanto ha ricevuto, le richieste di aiuto risalgono un livello alla volta e le verifiche si fanno a cascata.
5 Che cosa contiene la guida
La guida è un documento autonomo: esempi e schede sono all’interno, senza file di calcolo da scaricare a parte. Contiene:
– Un percorso breve in una pagina, per cominciare con due settimane di osservazione.
– Undici sezioni, dal registro delle richieste alla delega su due livelli, con un paragrafo su che cosa si può prendere da un gestionale e che cosa resta da decidere.
– Sei schede da compilare con l’esempio svolto accanto: registro delle richieste, mappa delle attività e delle decisioni, carichi e capacità, scheda di delega, passaggio di consegna, registro degli imprevisti e delle verifiche.
– Due casi seguiti dal problema alla verifica: un’impresa di installazione di sei persone e un’officina su commessa di diciotto, con capi intermedi.
La guida descrive un metodo organizzativo e non sostituisce la verifica di mansioni, inquadramento, orario e sicurezza con il consulente del lavoro e con chi segue la sicurezza in azienda. È uno strumento per cominciare: chi vuole metterne in pratica il metodo nella propria impresa, dal registro alla prima delega, può chiedere all’associazione di essere accompagnato.
6. Scarica l'estratto della guida