Controllo dei costi aziendali: la guida pratica per le Pmi

Il controllo dei costi aziendali rappresenta, oggi, un’attività di notevole importanza per le aziende di qualunque dimensione. Lo è ancora di più per le piccole imprese che operano spesso in contesti fortemente competitivi, nei quali l’efficienza è condizione necessaria per la sopravvivenza aziendale. Per queste realtà, l’adozione di strumenti di controllo dei costi può rappresentare una grande opportunità. Monitorare i costi aziendali nel tempo, infatti, facilita l’assunzione di decisioni tempestive per gestirli e, ove possibile, ridurli con l’obiettivo di essere più competitivi nei mercati di riferimento. Marco Gatti, Professore Ordinario in Economia Aziendale del Dipartimento di Management dell’Università Politecnica delle Marche, ci fornisce un’analisi delle potenzialità legate all’adozione di strumenti di controllo dei costi aziendali.

Nel 2025 essere efficienti non significa solo risparmiare, ma saper gestire al meglio le risorse disponibili. Attraverso un controllo mirato dei costi, le piccole imprese possono migliorare la loro competitività e aumentare le opportunità di successo, come spiega il professor Gatti in questa intervista.

Quali sono le principali voci di costo aziendali che una piccola impresa dovrebbe monitorare con maggiore attenzione per migliorare la propria efficienza?

Per le piccole e medie imprese l’analisi dei costi risponde a criteri che non sono diversi da quelli normalmente impiegati per aziende di grandi dimensioni. Oggetto di particolare attenzione dovrebbero essere, in primo luogo, i costi che incidono in maniera significativa sul totale dei costi aziendali. Di norma, costi per materie prime, sussidiarie e di consumo e costi per il personale rappresentano voci particolari. Un aumento dei costi delle materie prime, se non giustificato da un incremento dei volumi di produzione, potrebbe spingere a ricercare fornitori o materie prime alternativi. Allo stesso tempo, un incremento del costo del personale può essere giustificato dall'inserimento di nuove figure professionali, nell’ottica di uno sviluppo aziendale e una crescita dei volumi di produzione. In caso contrario l’aumento dei costi sarebbe un segnale di allerta e richiederebbe interventi nei processi produttivi per recuperare i livelli di efficienza produttiva e l’incidenza dei costi del personale rispetto ai ricavi.

Può fornire qualche consiglio pratico su come efficientare i costi aziendali senza compromettere la qualità dei prodotti o servizi offerti?

È fondamentale dotarsi di un adeguato sistema di controllo che assicuri un costante monitoraggio dei costi aziendali e del loro andamento nel tempo. Tecnicamente parliamo di una “contabilità analitica”. Questa deve consentire, anzitutto, di distinguere fra costi sostenuti per attività e caratteristiche dei prodotti a cui i clienti riconoscono un valore e costi per attività che non producono valore per i clienti. I primi sono quelli attinenti ad attività e requisiti del prodotto per cui il cliente è disponibile a pagare un prezzo più alto perché impattano sulla sua soddisfazione (assistenza post-vendita, controllo qualità di prodotto, tempestività di consegna, ecc.). I secondi sono quelli che riguardano le attività che il cliente percepisce come ininfluenti ai fini della sua soddisfazione e per le quali non è disponibile a pagare. Qui rientrano anche quelli relativi ad attività che l’azienda deve necessariamente svolgere, anche se percepite come “non a valore” dal cliente (per esempio le attività amministrative), e eventuali inefficienze o sprechi. È su questi ultimi che l’azienda dovrebbe prioritariamente concentrare la sua attenzione in quanto costi sostanzialmente evitabili, che non influiscono sulla qualità dei prodotti o dei servizi offerti. Eliminare gli sprechi e minimizzare i costi per attività “non a valore” consentono una maggiore redditività ma queste azioni sono possibili solo se a monte esiste in azienda, come detto in precedenza, un adeguato sistema di controllo e, in particolare, di contabilità analitica.

Con quale periodicità consiglia di effettuare analisi approfondite sui costi aziendali e quali strumenti ritiene più efficaci per queste attività?

Non esistono scadenze predefinite, valide per tutte le realtà aziendali, in corrispondenza delle quali procedere con il controllo e l’analisi dei costi. Il monitoraggio dei costi rappresenta, piuttosto, un’attività che dovrebbe essere svolta continuativamente anche per assicurare una completa comprensione di come i costi aziendali cambino nel corso del tempo. Detto questo, sarebbe opportuno prevedere in corso d’anno dei momenti dedicati all’analisi dei costi (con cadenza mensile, trimestrale o semestrale, a seconda delle realtà aziendali e delle collegate esigenze informative) durante i quali si rivelerebbe utile comprendere le cause dei costi sostenuti ed effettuare previsioni in merito al loro andamento nel futuro.

Relativamente agli strumenti, quello più rilevante è la già citata contabilità analitica, che consente di raggruppare i costi aziendali per aree funzionali, favorendo la comprensione di come l’area produttiva, quella commerciale e quella amministrativa abbiano contribuito al sostenimento dei costi aziendali. Allo stesso tempo, permette di comprendere in che misura le diverse linee di prodotto, o i diversi clienti, abbiano consumato risorse e, quindi, abbiano generato costi. Conoscere il costo dei singoli prodotti aziendali e, conseguentemente, la loro marginalità (ovvero la differenza tra ricavi e costi di produzione) è fondamentale per intervenire nella gestione aziendale. Questa informazione, infatti, consente di evitare tagli indiscriminati, in caso di scarsa efficienza, e agevola la focalizzazione sui costi delle linee di prodotto effettivamente meno redditizie da un punto di vista economico.

In che modo può essere misurato il grado di efficienza raggiunto dall’azienda con riferimento ai propri costi? Può essere utile una consulenza esterna?

Valutare i livelli di efficienza legati alla struttura dei costi di un’azienda è un’operazione particolarmente complessa, soprattutto perché non esistono modelli standardizzati e replicabili nei diversi contesti aziendali. Nel corso del tempo, il concetto di efficienza si è evoluto notevolmente. In uno stadio iniziale, l’efficienza era interpretata e valutata pressoché esclusivamente in funzione della capacità dell’azienda di ridurre i costi aziendali. Oggi, la riduzione dei costi rimane un obiettivo da perseguire se è finalizzata a eliminare gli sprechi o a svolgere le stesse attività con minori risorse, senza incidere negativamente sulla qualità dei prodotti o dei servizi resi ai clienti. Tuttavia, la valutazione del grado di efficienza è sempre più legata al modo in cui i costi sono gestiti, piuttosto che al loro mero contenimento. È diventata fondamentale la capacità di scegliere come impiegare le risorse disponibili in azienda indirizzandole verso le linee di prodotto, verso i clienti o verso aree aziendali giudicati critiche per l’acquisizione di un vantaggio competitivo.

Questo diverso modo di approcciare il concetto di efficienza comporta un cambiamento importante all’interno delle aziende che si manifesta sia sul piano tecnico-contabile sia sul piano culturale. Molto spesso, però, le piccole imprese presentano limitate competenze interne su queste tematiche. E, con estrema frequenza, si accompagna a una scarsità di tempo da poter dedicare all’analisi dei costi, dovuta alla molteplicità e alla varietà di ruoli, spesso anche operativi, che queste tipologie di aziende richiedono di ricoprire anche a chi occupa posizioni gerarchicamente importanti. Per questo, il supporto di un soggetto esterno di comprovata competenza su queste tematiche può rivelarsi estremamente utile per guidare un processo che è, di fatto, estremamente complesso perché incide sia su aspetti culturali ed organizzativi sia sulla strumentazione contabile e di controllo a disposizione dell’azienda.

Può condividere un esempio concreto di come un’attenta gestione dei costi abbia portato a miglioramenti significativi nei risultati aziendali?

Recenti studi dimostrano che le piccole imprese, per esempio una piccola azienda che produce accessori in pelle fatti a mano, sono ancora in ritardo nell’adozione di strumenti di analisi e gestione dei costi. Solo una piccola parte di esse si avvale di questi strumenti e, generalmente, si tratta di realtà che operano nel settore manifatturiero. Tuttavia, l’adozione di strumenti di analisi dei costi produce effetti positivi rilevanti. Nel caso della pelletteria, in primo luogo ha reso i processi decisionali più consapevoli, aiutando il titolare a ottimizzare l’impiego delle risorse e a migliorare la redditività, con effetti tangibili sulla crescita del fatturato e delle marginalità. L’azienda, infatti, produce due prodotti specifici: una borsa artigianale di pelle e un portafoglio in pelle personalizzato. La borsa, realizzata con pelle di alta qualità e dettagli rifiniti a mano, ha un costo di produzione di circa 120 euro e viene venduta a 250 euro, generando un margine di contribuzione di 130 euro. Il portafoglio, invece, ha un costo di produzione di 30 euro e viene venduto a 80 euro, con un margine di contribuzione di 50 euro. In questo caso, la borsa artigianale di pelle risulta essere il prodotto più redditizio, poiché offre un margine di contribuzione superiore rispetto al portafoglio, pur avendo un prezzo di vendita più alto. Rispetto ai valori dei costi indicati in bilancio d’esercizio, si ottiene così un’informazione molto più “analitica”, si apprezza il diverso contributo di redditività dei prodotti e, tenendo conto degli andamenti del mercato, si possono orientare le politiche commerciali dell’impresa.

In secondo luogo, è stato rilevato un miglioramento nella definizione dei prezzi di vendita. Conoscere con precisione il costo dei materiali, del tempo impiegato e delle risorse utilizzate per la realizzazione di ciascun prodotto si è rivelato essenziale per stabilire prezzi competitivi, ma anche sostenibili dal punto di vista economico. Questo ha permesso di affinare la politica dei prezzi, rendendola più in linea con le dinamiche del mercato e le esigenze di profitto. Come effetto finale, l’impresa ha visto un aumento della propria quota di mercato e una maggiore marginalità sui prodotti, attirando nuovi clienti.

Infine, il calcolo dei costi ha facilitato la gestione delle rimanenze di magazzino, un aspetto cruciale. Monitorare correttamente le scorte di questi materiali ha avuto un impatto positivo anche sul bilancio. Elisa Marasca