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IA nelle piccole imprese: una guida pratica da scaricare
Devo dichiarare che un contenuto è fatto con l'intelligenza artificiale? Posso caricare il disegno di un cliente in un assistente? Che cosa rispondo a un committente che mi chiede come uso l'IA? La Guida 02 di Confartigianato Imprese Varese risponde in quindici sezioni, con la regola aziendale da adattare, otto registri da compilare e un caso svolto per intero. Scarica subito l'estratto; se sei associato, puoi richiedere la guida completa via e-mail.
L'intelligenza artificiale è già entrata nel lavoro d'ufficio delle piccole e medie imprese, spesso senza una decisione della direzione: con l'aggiornamento di un programma già pagato, con l'account personale di chi voleva risparmiare tempo, con una funzione che il fornitore accende per tutti i clienti insieme. Per organizzarsi, però, serve capire che cosa si usa, chi lo usa e che cosa dire a chi lo chiede.
La guida «Organizzare l'uso dell'IA in una PMI» parte dall'uso reale, non dal nome dello strumento: censire gli strumenti e gli impieghi, valutare un nuovo uso, scrivere la regola aziendale, formare le persone, scegliere e controllare i fornitori, rispondere a chi chiede. Per ogni sezione dice che cosa è già obbligatorio, che cosa arriverà nel 2027 e nel 2028 e che cosa resta una scelta dell'impresa. È aggiornata al 24 agosto 2026, dopo il Regolamento (UE) 2026/1744.
L'estratto gratuito contiene le venti domande con la sezione che risponde e il caso svolto per intero. Si scarica senza compilare il modulo.
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Un esempio: censire gli strumenti già in uso
La guida mostra come un'impresa può trovare in un pomeriggio gli strumenti di intelligenza artificiale che ha in casa, compresi quelli che nessuno ha deciso di adottare.
Lo strumento è il registro degli usi, pronto da compilare: una scheda per ogni combinazione fra strumento, scopo e processo, con i dati inseriti, i dati esclusi, chi è autorizzato, chi risponde, la data del prossimo riesame. La colonna degli esempi serve da guida e non va conservata come dato dell'impresa.
Segue un caso costruito, non osservato, su un'impresa di dodici addetti. Il censimento trova tre usi. Due li conosceva la direzione. Il terzo era un modulo del gestionale che proponeva l'assegnazione delle commesse agli operatori sulla base del loro storico, attivato da un aggiornamento del fornitore senza che nessuno lo avesse deciso.
L'esempio si chiude con le decisioni da prendere: sospendere l'uso che incide sulle persone finché il fornitore non fornisce la classificazione scritta, fissare le condizioni per riattivarlo, indicare chi approva e la data del riesame. E con il risultato pratico: a settembre un committente invia il questionario fornitori con tre domande sull'IA, e l'impresa risponde in mezz'ora con il modello di dichiarazione.
Quindici sezioni, otto registri, una regola da adattare
La guida completa è in tre parti. La prima si legge una volta e resta come riferimento; la seconda si compila e si tiene aggiornata; la terza mostra il caso svolto. Le quindici sezioni della prima parte riguardano:
- da dove cominciare e quali parti riguardano la propria impresa;
- che cosa è già obbligatorio oggi;
- capire il ruolo dell'impresa;
- riconoscere gli usi ad alto rischio;
- censire gli strumenti e gli impieghi;
- valutare un nuovo uso;
- scrivere la regola aziendale;
- formare le persone;
- scegliere e controllare i fornitori;
- rispondere a chi chiede;
- organizzare il controllo umano;
- gestire incidenti e cambiamenti;
- che cosa il regolamento concede alle PMI;
- assegnare responsabilità e misure;
- il limite che resta.
La seconda parte contiene la regola aziendale da adattare, con i campi da compilare e per ogni articolo l'indicazione di che cosa è obbligo e che cosa è scelta; gli otto registri (usi, trasparenza, valutazione, fornitori, formazione, incidenti, dichiarazioni, azioni); il modello di dichiarazione sull'uso dell'IA da inviare a committenti, banche o enti. In chiusura lo scadenzario su una pagina, la checklist di avvio, il glossario e le fonti. L'impresa può partire dalla sezione che le serve.
Da dove conviene cominciare
Per chi non ha ancora messo mano al tema, la guida propone un primo esercizio: nominare chi coordina il lavoro e far dichiarare a ogni responsabile gli strumenti del proprio ufficio, compresi gli account personali. Il risultato è il registro degli usi, con una riga per ogni strumento, scopo e processo; gli usi che nessuno aveva autorizzato si fermano.
Quasi tutto ciò che l'AI Act imporrà davvero a una PMI è differito al 2 dicembre 2027 e al 2 agosto 2028. Oggi vincolano tre cose: non usare le pratiche vietate, sostenere le competenze di chi usa gli strumenti, dichiarare i contenuti nei casi dell'articolo 50. Il resto è lavoro anticipato, utile ma non ancora esigibile. Il documento non produce conformità e non attribuisce certificazioni: le decisioni e le firme restano alle persone che ne rispondono.
La guida aiuta anche a rispondere a chi chiede. Il questionario fornitori di un committente, l'istruttoria di una banca, il capitolato di una gara arrivano quasi sempre prima di qualunque controllo pubblico: chi ha i registri compilati risponde in mezz'ora allegando estratti, chi non li ha risponde in ritardo o in modo generico.
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L'estratto è ad accesso libero. Contiene le venti domande con la sezione che risponde e il caso svolto, con i registri compilati e la dichiarazione al committente.
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