Bentornata Intranet! Le reti chiuse che servono alle organizzazioni

Hai controllato le cose da fare su Trello? Scarica il file da Google Drive! Quali appuntamenti abbiamo sul nostro calendario condiviso? Hai letto gli aggiornamenti su Yammer? Rispondi subito alla chat di WhatsApp! Ognuna di queste frasi fotografa solo un pezzettino del groviglio sotterraneo di relazioni capillari che pulsano quotidianamente dentro le imprese.
Ad aprire quest’immenso vaso di Pandora ci sarebbe da perdere la testa, perché è fatto di rapporti e scambi umani infiniti e comuni a tutte le imprese, a cui andrebbero sommate le specificità connesse al settore, al processo produttivo o di servizio di ogni singola realtà.

Per ognuna di queste relazioni c’è ora uno strumento tecnologico che tenta di alimentarle o di imbrigliarle: qualcuno serve a comunicare e ad informarsi, qualcuno a organizzare il lavoro e a connettere tutti i dipendenti, qualcuno è utile alla gestione di gruppi di lavoro, ed altri a diffondere istruzioni per un singolo progetto.
Hanno tutti funzioni concrete e un denominatore comune: sono reti chiuse, circuiti non aperti al pubblico o ai clienti; come Internet, funzionano congiungendo in tempo reale più persone, ma sono più ispirati al modello della Intranet, una rete aziendale privata e isolata da quella esterna.
Dopo anni in solaio, infatti, sta tornando l’utilizzo di questi modelli, semplici e che non richiedono grandi tecnologie, per connettere persone di comunità recintate e ben definite.

Ma perché proprio oggi, nell’epoca delle reti aperte e dei social network, alle organizzazioni servono reti chiuse? Il primo stimolo arriva ovviamente dall’esperienza del Covid, dall’impossibilità di incontrarsi dentro le mura del laboratorio, di fare riunioni in ufficio, di progettare il lavoro insieme in fabbrica, nel magazzino o in negozio. Il ritorno del modello Intranet ha quindi risposto alla necessità recente e primaria di evitare l’isolamento, ed i sotto-modelli delle chat, dei social network privati, degli strumenti organizzativi e delle reti aziendali chiuse tentano di ricostruire in modo tecnologico le relazioni fisiche temporaneamente interrotte.

Ora, è interessante chiedersi quanto queste risposte tecnologiche a domande umane sedimenteranno e lasceranno un’eredità e se, con il ristabilirsi delle attività in ufficio e nelle catene produttive, questi modelli saranno ancora utili o utilizzabili allo stesso modo. Proprio tra le pieghe di queste domande è nascosto un altro stimolo: le imprese e le organizzazioni sono alla ricerca di un aiuto, ora più di prima, nel costruire e governare le relazioni intermedie.

Ma di cosa si tratta? Sono le connessioni informali che legano l’area di un’impresa ad un’altra, un negozio o un punto commerciale o produttivo ad un altro, un dipartimento ad un altro.
Le relazioni intermedie sono quelle che, per esempio, consento alla contabilità di sapere come va la gestione del magazzino, alla produzione di conoscere le attività delle vendite, al marketing ed alla comunicazione di avere il polso dei costi e dei pagamenti.

L’Intranet di una volta era un veicolo di informazioni urbi et orbi. Ora ne serve una versione che aiuti a: 

•          portare le informazioni relative a una riunione svoltasi nel luogo A, ai dipendenti del luogo B;
•          far emergere le informazioni dal basso verso i centri decisionali;
•          rendere esecutive le decisioni e chiare e immediate le istruzioni;
•          facilitare la collaborazione;
•          reperire dati e spiegazioni, caricare e scaricare schede prodotto, listini commerciali, organigrammi;
•          comunicare in modo semplice, chiaro e veloce.

Le nostre organizzazioni dispongono di infinite soluzioni tecnologiche progettate per la comunicazione e la collaborazione, ma c’è ancora una esigenza diffusa tra gli individui che le popolano: sapere cosa fanno gli altri, sapere cosa fa l’intera comunità aziendale. La conoscenza precisa e organizzata di cosa faccia e chi ci sia nell’ufficio a fianco o nella linea produttiva precedente alla nostra ancora non c’è. Si tratta di una conoscenza informale, mai stata organizzata e sempre lasciata crescere e circolare intorno alla macchinetta del caffè, quel luogo appunto informale in cui ci si incontrava prima e dopo la riunione.
Eppure, sapere dove si va e con chi, e saper comunicare in gruppo, sono forme di conoscenza preziose ma ancora sottovalutate. Delegarne la creazione e la distribuzione unicamente alle tecnologie è solo un’illusione. Antonio Belloni